"Почта Профсоюза" - единый электронный почтовый сервис

Номинация: Новация

Название организации: Объединённая первичная профсоюзная организация ПАО «Сургутнефтегаз» Нефтегазстройпрофсоюза России

В рамках Года информационной политики и цифровизации работы профсоюзов в Объединённой первичной профсоюзной организации ПАО «Сургутнефтегаз» Нефтегазстройпрофсоюза России дан старт новому проекту (инициативе) в части оптимизации работы с обращениями членов профсоюза. В марте 2022 года запущен в работу электронный почтовый сервис для организации эффективных коммуникаций под названием «Почта Профсоюза».

Прежде мы имели дело с классическими почтовыми ящиками, размещенными в структурных подразделениях ПАО «Сургутнефтегаз», и члены профсоюза могли направлять свои обращения, оформленные на бумажном носителе.

«Почта Профсоюза» представляет собой слаженную систему, в которой каждая из 60 первичных профсоюзных организаций проводит индивидуальную дистанционную работу с обращениями членов профсоюза посредством специально созданного для этих целей ящика электронной почты. Почтовые ящики ППО являются частью единого электронного почтового сервиса ОППО ПАО «Сургутнефтегаз» – вся входящая корреспонденция дублируется и аккумулируется в электронном почтовом ящике ОППО ПАО «Сургутнефтегаз», что позволяет контролировать поток обращений и не терять информацию.

С технической точки зрения электронный почтовый сервис представляет собой двухуровневую структуру, где 6 сборщиков электронных писем (по одному для каждых 10 ППО) перенаправляют письма в электронный ящик ОППО

ПАО «Сургутнефтегаз».

Для повышения осведомленности о новом сервисе среди членов профсоюза на информационных стендах в первичных профсоюзных организациях размещены изображения почтового ящика с QR-кодом адреса электронной почты соответствующей ППО.

Внедрение и использование электронного почтового сервиса позволило оптимизировать работу ОППО ПАО «Сургутнефтегаз» и входящих в ее структуру первичных профсоюзных организаций в части взаимодействия с обращениями членов профсоюза следующим образом:

- предоставить члену профсоюза возможность обратиться в любое удобное для него время и получить удаленную комплексную персонифицированную помощь;

- обеспечить обратную связь с членами профсоюза ОППО ПАО «Сургутнефтегаз» независимо от их местоположения на принципах регулярности, оперативности и адресности;

- обеспечить адресность обратной связи даже при анонимном обращении;

- передавать файлы в формате видео и аудио;

- вести электронный архив обращений членов профсоюза с возможностью сортировки по различным параметрам.