Через цифровизацию к мотивации

Номинация: Новация

Название организации: Лениногорская ТППО ОППО ПАО «Татнефть»

С сентября 2023 года в Лениногорской ТППО эффективно используется система Битрикс24. При её внедрении в первичке решили пошли дальше, чем просто вести в ней учёт членов профсоюза: задействовали все инструменты CRM-системы, чтобы организовать профсоюзную работу, что называется в режиме «одного окна». И вот как это выглядит на практике.

Очень часто в профсоюзную организацию поступает вопрос о том, что даёт профсоюз каждому отдельно взятому сотруднику. Тогда в профкоме ЛТППО возникла идея о том, чтобы появилась такая система, с помощью которой по каждому члену Профсоюза была доступна информация: дата вступления в Профсоюз; когда и в каком размере получал материальную помощь; получал ли премию от Профсоюза; какие профсоюзные награды имеет; когда и в каких культурно-массовых, спортивных мероприятиях, обучающих семинарах принимал участие и многое другое.

Благодаря этим данным, во-первых, мы могли бы показать члену Профсоюза, какими льготами он уже воспользовался, во-вторых, выявить тех, кто нигде не принимает участия, не обращается за материальной помощью и т.д. А затем работать с этой категорией членов профсоюза, чтобы у них позже не сформировалось мнение, что они обделены вниманием.

И такая система появилась!

Карточка Члена Профсоюза. В ней содержится основная информация о контакте, месте работы и полномочиях по охране труда. Профсоюзу важно знать, кто уполномочен, а также когда проходила последняя аттестация, которую нужно проходить раз в 5 лет.

В блоке "Личные данные" указаны дата рождения, адрес, пол, состояние в браке. Эти данные могут использоваться для сегментации или настройки бизнес-процессов.

Блок "Паспортные данные" содержит паспортные данные для генерации заявлений. И в блоке "Информация о членстве" указано, является ли человек членом профсоюза, дата вступления, номер профбилета и скан профбилета.

В том же блоке находится счётчик мероприятий, который показывает количество мероприятий, которые человек посетил. Это поможет создать рейтинг самых активных членов профсоюза: в Лениногорской ТППО уже два года работает рейтинг членов профсоюза, который также является элементом мотивации.

В блоке "Информация о членстве" указана дата последней выдачи материальной помощи, которая выдаётся не чаще одного раза в год. Это помогает упростить работу председателю профорганизации и специалистам. В своё время централизация бухгалтерии первичек усложнила эту работу, но система Битрикс24 сняла многие текущие вопросы.

Настроено 4 списка, которые отображаются в карточке контакта:

1. Участие в мероприятиях — здесь хранится информация о мероприятиях, дате проведения.

2. Материальная помощь — здесь указывается сумма и дата выдачи материальной помощи.

3. Реестр премирования и наград — здесь хранится информация о размере премии, грамоте или подарке, который получил член профсоюза.

4. Реестр обучения — здесь фиксируется дата и тема обучения.

Были настроены CRM-формы для быстрого получения и обработки информации:

1. "Обращения" — используется для коммуникации работников первичной профорганизации с членами профсоюза. Форма уже размещена на сайте и в виджете. При создании обращения создаётся лид, а пользователю отправляется уведомление.

2. "Запись на обучение" — позволяет записаться на обучение. После заполнения формы создается сделка в воронке "Обучение", пользователю отправляется уведомление. После успешного завершения обучения создаётся запись в реестре.

3. "Материальная помощь" — позволяет подать заявление на материальную помощь. Форма предусматривает все необходимые данные для генерации заявления, включая причину. Сумма материальной помощи указывается сотрудником профсоюза после утверждения. После заполнения формы создаётся сделка в воронке "Материальная помощь", пользователю отправляется уведомление. Там же есть возможность сформировать документ по шаблону, который мы создали. После успешного завершения выдачи материальной помощи создаётся запись в реестре, у контакта обновляется дата последней выдачи материальной помощи.

4. "Мероприятия" — многостраничная форма, которая позволяет записаться на мероприятие и заполнить данные. Если данные заполнены и стоит галочка "отправить по почте" — то автоматически формируется письмо и отправляется человеку по указанной им почте.

Работа с мероприятиями.

Для организации мероприятий был настроен смарт-процесс с тремя разделами:

- мероприятия: карточки мероприятий, по которым можно увидеть, какие мероприятия проводились и когда, отфильтровать по типу и времени проведения;

- регистрация участников: доступна фильтрация по типу мероприятия, по наименованию, по времени проведения;

- обратная связь: после заполнения формы участниками, их ответы можно увидеть в отдельном разделе с привязкой к конкретному мероприятию. Предусмотрены и инструменты автоматизации: если оценка 3 и ниже, ответственному сразу придёт уведомление либо задача на разбор ситуации.

- предложения по мероприятиям: сюда попадают сообщения со специализированной формы с сайта профорганизации.

Работа с мероприятиями организована с помощью смарт-процессов. Настроены три стадии: новое мероприятие, регистрация участников, обратная связь.

В мероприятиях создаётся карточка для планируемого мероприятия в которой указываются: название мероприятия, тип, место проведения, дата.

В карточке есть технические поля, куда, например, записываются регистрации участников. В форме используется ID, и когда человек заполняет форму, то регистрация привязывается к конкретному мероприятию.

Стадии можно сменить как вручную, так и при необходимости настроить автоматизацию. Для того, чтобы отсортировать пришедших и не пришедших можно использовать триггер с qr-кодом. Этот код будет выслан участникам и его необходимо предъявить на входе. После считывания в системе будет зафиксировано, что владелец кода посетил мероприятие. От него потом можно получить обратную связь.

За день до мероприятия человек получает уведомление в WhatsApp и на почту. Также в WhatsApp можно направить и форму обратной связи. В карточке внутри Битрикс24 есть поле «Уведомление». При любой отправке сообщения меняется значение, и мы можем увидеть, получил ли человек сообщение в WhatsApp или нет.

В форме 3 вопроса:

1. Оцените по пятибалльной шкале общую организацию мероприятия (список).

2. Чего, на ваш взгляд, не хватило во время проведения мероприятия? (развернутый ответ).

3. Ваши пожелания по организации мероприятия (развернутый ответ).

Материальная помощь

Настроена автоматизация работы с материальной помощью. В карточках можно увидеть, кому и сколько было выплачено, когда производилась выплата. Важно, что настроена фильтрация, благодаря которой можно узнать, сколько было выплачено одному человеку, сколько было выплачено в подразделении и в целом за определённый период и за все время.

Премии и награды

Процесс, аналогичный выплате материальной помощи, но со своими особенностями. Например, указывается вид награды: премия это или иная выплата. Также в карточке отражается ежеквартальная это выплата, или за участие в мероприятии и за награду.

Данной системой в профкоме Лениногорской ТППО не ограничились и пошли ещё дальше. Теперь у организации есть свой сайт. Преимущества, помимо информационной составляющей, очевидные. Во вкладке мероприятия каждый член Профсоюза может предложить любое мероприятие, которое он считает полезным, и после рассмотрения, в тандеме с профкомом, реализовать идею. Это и своеобразный элемент обратной связи — благодаря этой вкладке становится понятно, что интересно членам профсоюза.

В контактах можно увидеть весь профактив в лицах, написать им или позвонить. Благодаря сайту теперь корпоративная газета «За нефть» рассылается членам Профсоюза автоматически, а это значит, они всегда будут в курсе последних событий. Также, зайдя на сайт, можно мгновенно оставить своё обращение. В ЛТППО дорожат репутацией, поэтому обращения доступны для прочтения только председателю Лениногорской ТППО. Все конфиденциально.

Таким образом, внедрение CRM-системы Битрикс24 и отдельных возможностей сайта упросило и автоматизировала многие аспекты организационной деятельности профсоюза и освободило время для более важного: защиты социально-трудовых прав и представительства интересов работников, повышения авторитета и влияния профсоюзной организации в трудовых коллективах.