В профсоюзные органы нередко обращаются работники организаций с жалобами на невыдачу им документов о трудовой деятельности или на ненадлежащее заполнение этих документов. О практике ведения документации в организациях рассказывает профсоюзный юрист.

Эффективная деятельность любой организации неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. За ведение документации отвечают многие работники - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. В повседневной работе организации создаются документы по различным вопросам кадровой, производственной, финансовой, общественной деятельности. И по письменному заявлению работника работодатель обязан не позже, чем через три рабочих дня, выдать ему копии документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя.

К сожалению, игнорирование правильности ведения документации, неаккуратность в работе с ней нередко приводят к различным нарушениям и причинению ущерба как правам работников, так и интересам самих организаций. Именно по этой причине многие работники, обжаловавшие в суде решения руководителей, скажем, об увольнении, нередко восстанавливаются на работе с оплатой им пропущенного рабочего времени за счет организации.

Например, по докладной руководителя структурного подразделения, работник несколько дней прогулял, за что был уволен. Однако в табеле рабочего времени, который в нарушение законодательства не был завизирован этим руководителем, допустим, из-за небрежности в работе секретаря, прогулы проставлены рабочими днями и оплачены. При таких обстоятельствах суд встал на сторону работника, а не работодателя.


- Каким законодательством регулируется порядок ведения в организации документации?

- В настоящее время вопросы ведения документации регулируются: постановлением Госкомитета по статистике РФ от 5.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”; приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8.11.2005 № 536 “О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти”; постановлением Госстандарта РФ от 3.03.2003 № 65-ст “Унифицированные системы документации...”; другими нормативными актами.


- Возникает вопрос: а куда смотрят правовые службы организаций?

- Во-первых, правовые службы в штатном расписании организаций нередко вообще отсутствуют. Отдельные руководители, полагая, что они “сами с усами”, скупятся платить деньги за свою страховку от неприятностей, ну а потом, известно, платят дважды.

Во-вторых, юристы - в отличие от руководителей - не принимают решений; они проверяют законность этих решений в документах, представляемых им для визирования. Руководитель не должен подписывать приказ или другой документ, если он не прошел правовую экспертизу и не завизирован юристом, так как легкое отношение к этому вопросу может сделать его потом тяжелым.

В-третьих, юристы дают правовые советы тем, кто их слушает. Амбициозность некоторых руководителей, их работа “по понятиям” не позволяет правовым службам должным образом защищать интересы организации в рамках законодательства. В том числе - в судах, куда юристов направляют те же самые руководители, принявшие неправомерные решения.

В-четвертых, юристы визируют не все служебные документы, а только нормативно-правовые.


- Какие формы первичной учетной документации должны применяться в организациях?

- Эти формы утверждены вышеназванным постановлением Госкомитета по статистике РФ от 5.01.2004 № 1. К ним, в частности, относятся: различные приказы по учету кадров, штатное расписание, личные и учетные карточки работников, график отпусков, табель учета использования рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и другие документы по учету труда и его оплаты. Этим постановлением предусмотрена и Инструкция по применению и заполнению различных форм учетной документации.


- Практика показывает, что не всегда в трудовые книжки работников вносятся правильные записи о наименовании и условиях их работы. И люди узнают об этом часто только при оформлении пенсии. Утвержденный порядок ведения документации им как-то может помочь?

- Безусловно. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся: в трудовом договоре (один экземпляр выдается работнику на руки под расписку); в приказах (распоряжениях) о приеме на работу и переводе на другую работу; в личной карточке работника; в приказе о прекращении действия трудового договора. Правильность заполнения всех этих документов работник должен заверить своей подписью. Делать это надо не механически, а вникая в суть написанного.


- Кстати, о штатном расписании. Должно ли оно быть в обязательном порядке в каждой организации, в том числе в профсоюзной? Определена ли законодательством какая-либо форма его составления?

- Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и является обязательным документом. Оно должно содержать: перечень структурных подразделений, должностей; сведения о количестве штатных единиц; сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся на основании соответствующего приказа. Если профсоюзная организация является юридическим лицом и в ней работают наемные работники, она должна иметь такое штатное расписание. Как показывает практика, в малочисленных коммерческих организациях этот правовой документ нередко не ведется, поэтому руководители этих организаций часто проигрывают в судах дела о восстановлении на работе лиц, уволенных по сокращению штата. И проигрывают именно потому, что у них отсутствует доказательная база по данному вопросу.


- Какие еще нарушения допускаются руководителями в части ведения документации?

- Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Прежде всего хотелось бы обратить внимание руководителей организаций, в том числе профсоюзных, на необходимость правильного составления ими приказов о приеме и увольнении работников. Нередко еще, особенно в сельской местности, эти документы составляются произвольно, а не по установленной форме, фиксируются в тетрадях, а не на бланке организации, пишутся от руки, а не на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, содержат положения, противоречащие законодательству.

Руководители профсоюзных организаций при избирании на должность не всегда издают приказы (распоряжения) о своем приеме на работу, полагая, что для этого факта достаточно одного протокола конференции или общего собрания членов профсоюза. По окончании же выборных полномочий и избрания на должность вновь - не издают распоряжений об увольнении и приеме на работу. Поэтому встречаются еще трудовые книжки, в которых внесена лишь одна запись о приеме на работу десяти- или пятнадцатилетней давности, или по две-три аналогичных записи без указания на увольнения с работы.


- Обратимся к графику отпусков. Имеются ли какие-либо особенности его составления?

- Не всегда соблюдается руководителями и порядок составления графиков отпусков. Прежде всего он должен составляться с учетом действующего законодательства, то есть учитывать льготы для определенной категории работников, специфику деятельности организации и пожелания работников, что нередко не выполняется. Кроме того, график отпусков составляется не по установленной законодательством форме, в то время как в нем должны быть отражены следующие сведения: структурное подразделение; профессия (должность) по штатному расписанию; фамилия, имя, отчество; табельный номер; количество дней отпуска; дата отпуска - запланированная и фактическая; перенесение отпуска. График отпусков нередко составляется без учета мнения профсоюзного органа, не визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений. Во многих случаях составляется он не за две недели до наступления календарного года, а позднее, что тоже приводит к различным трудовым конфликтам на производстве.


- На какие еще нарушения вы хотели бы обратить внимание руководителей организаций?

- При просмотре правовых документов в организациях обращает на себя внимание то обстоятельство, что многие из документов при временном отсутствии руководителей подписываются исполняющими обязанности. По законодательству документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица или его заместителем с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “за” или косую черту перед наименованием должности. Этот порядок нередко не соблюдается в организациях. Поэтому в определенных случаях суд вправе признать такой документ ненадлежаще оформленным и не принять его в качестве доказательства, о чем не надо забывать.


- Обратимся к табелю учета использования рабочего времени. Работник не выходит на работу по невыясненным причинам. В табеле следует обозначать это время прогулом?

- Неявка работника по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) не является прогулом и обозначается в табеле учета рабочего времени буквенным кодом НН или цифровым - 35 (прогул - соответственно ПР или 31). Табель должен быть подписан руководителем структурного подразделения, где трудится работник.


- Работнику выдается копия документа об увольнении или какой-либо другой документ о работе. Должен ли руководитель заверять эти документы печатью?

- Оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовой деятельностью, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Эти документы должны быть заверены печатью организации. В других случаях при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют надпись: “Верно”, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Допускается и в этих случаях копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.


- Не секрет, что не во всех еще организациях приняты должные меры к сохранности документов. В связи с этим работники нередко не могут получить архивные документы, касающиеся их трудовой деятельности. Что можно сказать по этому вопросу?

- Действительно, сохранности документов уделяется еще недостаточно внимания. Не во всех организациях имеются специальные помещения для хранения таких документов, в результате чего они рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, притом что ответственные за эту работу лица часто меняются. То есть фактически документация находится в бесхозном состоянии. В результате обнаруживается частичная или полная утрата финансовых документов, по личному составу и других. Поэтому работники не в состоянии получить документы, затрагивающие условия их работы, оплату труда, необходимые, например, для назначения им пенсии. За нарушение закона об архивном деле предусмотрена уголовная, административная, дисциплинарная ответственность.


В.Б. АГАРОНОВ,
главный правовой инспектор труда - зав. отделом правовой работы Федерации профсоюзов Ростовской области