Top.Mail.Ru
Новация

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов


Номинация: Новация

Название организации: Первичная профсоюзная организация АО "Атомэнергоремонт"

Первичная профсоюзная организация АО «Атомэнергоремонт» (ППО «АЭР») образована в 2009 году, является самостоятельным юридическим лицом и входит в Российский профессиональный союз работников атомной энергетики и промышленности (РПРАЭП). ППО объединяет 7380 работников (76%) АО «Атомэнергоремонт» (Госкорпорация «Росатом»), за 2022г. вступило более 900 человек

Профорганизация состоит из аппарата ППО в управляющей компании АЭР (Москва, 4 сотрудника), 10 отделений без образования юрлица и освобожденных сотрудников в 12 российских городах присутствия АЭС. Значительная доля членов профсоюза (ЧП) работает в командировании на АЭС в РФ, Турции, Беларуси, Армении, Бангладеш.

ППО повышает эффективность своей деятельности при помощи роботизации процессов, что позволяет: автоматизировать типовые процессы и осуществлять их в любом месте, выявлять и устранять потери (время, ненужные, избыточные процессы), снижать нагрузку на ответственных сотрудников, исключать влияние «человеческого фактора» на качество и сроки исполнения задач, осовременивать и упрощать доступ к профсоюзной информации и услугам, минимизировать время ЧП для решения их запросов (подача заявлений, заявок, обратная связь, доступ к информации, документам...), сегментировать ЧП (по городу, полу, возрасту и т.д.) и адресно информировать и т.д.

В единой информационной системе накапливается, обрабатывается и автоматически анализируется информация, что позволяет централизованно и объективно проводить мониторинг деятельности ППО и оценку эффективности активистов.



Цифровые инструменты ППО, разработанные и успешно применяемые с 2022 года

Разработка бизнес-процессов и роботизация основных инструментов облачной платформы Битрикс 24, общее перестроение структуры платформы под деятельность профсоюза в полном объеме осуществляется силами ППО при непосредственном участии и управлении председателя ППО.

1. Электронный журнал несоответствий – «Сделка», в которой все выявленные несоответствия в рамках производственной деятельности проходят полный путь: внесение записи, предложений по улучшению, назначение ответственных, соисполнителей, наблюдающих, групповое обсуждение, контроль решений/устранений. Выявленные несоответствия вносятся в web форму, ссылка на которую размещена на сайте и в телеграмм-боте ППО. Роботизация процесса позволяет выявлять записи с высоким риском неисполнения, оповещать о них всех заинтересованных лиц для разработки компенсирующих мероприятий. В процессе принимают участие уполномоченные по ОТ ППО, представители работодателя, что позволяет более качественно и оперативно реагировать. Большинство участников зарегистрированы в системе, лично управляют своим процессом и имеют доступ к информации и инструментам системы. За 2022г. отработано более 5000 несоответствий (анализ, разработка компенсирующих мероприятий, решение). На основании показателей эффективности в системе подводятся итоги конкурса на лучшего уполномоченного ППО (процесс автоматизирован). В результате время полного цикла процесса отработки задачи в среднем сократилось, вовлеченность общественников и представителей работодателя увеличилась.

2. Задачи – раздел системы, в котором производится постановка задач, контроль за их выполнением и анализом эффективности. Все штатные работники и активисты ППО подключены к системе, что позволяет в режиме онлайн отслеживать выполнение задач, контролировать командную работу в проектах, фиксировать и анализировать результаты, затраченное время, формировать рейтинг активистов и т.д. Удалось структурировать работу во всех направлениях и председателю ППО оперативно вмешиваться в рисковые процессы. За 2022г. в системе выполнено более 1400 задач с участием более 200 пользователей.

3. Согласование платежей – в рамках процесса осуществляется договорная деятельность по целевым направлениям во всех отделениях и в ППО в целом: согласование, утверждение договоров и платежей всеми заинтересованными лицами, контроль за исполнением договоров и т.д. ППО на 70% сократила затраты, связанные с документооборотом, ускорила согласования и улучшила контроль за использованием целевых средств. Доступ к системе имеют штатные работники организации, которые контролируют расходование средств, что сокращает время на запросы и прочее.

4. Сделки – раздел системы, где формируются и обрабатываются все данные, касающиеся обращений работников, проведения мероприятий, подачи онлайн заявок на материальную помощь и т.д. В рамках системы применяется более 15 бизнес-процессов и 50 роботов. За 2022г. обработано более 140 мероприятий, рассмотрено большое количество заявок и онлайн обращений, вся информация фиксируется и сегментируется для дальнейшего анализа и улучшения работы ППО. Штат и активисты ППО в значительной мере снизили временные затраты на рутинную работу и анализ данных, членам профсоюза стало комфортнее пользоваться возможностями ППО.

5. Совместная деятельность – раздел системы, в котором анализируется деятельность пользователей и формируется отчет об эффективности каждого процесса и конкретных пользователей. Мы имеем возможность анализировать свою работу, выявлять слабые места и разрабатывать компенсирующие мероприятия.

6. Телеграмм-Бот «Геннадий профсоюзный» - интерактивный ресурс, позволяющий работникам получать исчерпывающую информацию о деятельности ППО и совместных проектах с работодателем, отправлять и получать необходимые данные, проходить опросы, участвовать в викторинах и т.д. (https://t.me/ppoaer_bot):

6.1. Команды – пользователь имеет доступ к 578 командам и условиям, работающим в 22 разделах: матпомощь, соцпрограммы, проекты ППО, охрана труда, в командировке, подача заявок, события, онлайн приемная, помощь семьям мобилизованных и т.д. Каждый пользователь имеет уникальные переменные, при помощи которых он идентифицируется - минимизируется «инфо-шум» на пользователя, он получает только необходимую и полезную информацию (пример – пол, отделение ППО, возраст, членство в ППО, подписка на новости и т.д.).

6.2. Постинг – направление информационного потока (анонсы, важная информация, запись на мероприятия, опросники, викторины…), вся информация категорируется согласно переменных.

6.3. Сценарии – запуск команд в определенной последовательности, касающихся лично пользователей (пример – персональное поздравление с днем рождения, прохождением курса и др).

6.4. Диалоги – канал двухсторонней связи с пользователем, позволяет в режиме онлайн отвечать на вопросы. Возможность подключать к диалогу ответственных активистов ППО.

6.5. Интеграция – обмен данными между Битрикс 24 и Телеграмм-Ботом. В режиме реального времени по запросам API передается информация в раздел Бота по охране труда, показатели по несоответствиям, в планах реализация возможности «горячих записей» на мероприятия и т.д. (данные пользователя из бота по user id передаются в Битрикс 24, где формируется соответствующая сделка), т.е. пользователь вводит свои данные один раз, далее за него это делает робот. С момента запуска бота (5 месяцев) пользователями вызвано 87894 команды, отправлено 10828 сообщений, сейчас число пользователей - 2651 человек (более ¼ от количества работников).

7. Горячая линия ППО 8 800 201 8008 – единый федеральный бесплатный номер горячей линии ППО, обращения в любое время суток и любой локации. За 2022г. более 100 обращений.

Применение данных инструментов приводит к увеличению доверия к ППО, осознанию персоналом, что профсоюз идет в ногу со временем и всегда, несмотря на место и время нахождения члена ППО, решит вопрос. Параллельно с этим идет привлечение персонала к цифровым ресурсам во всех направлениях. В конечном результате это ведет к повышению эффективности ППО и увеличению численности ППО, а значит и роли профсоюза во всех сферах.

Заявка Атомэнергоремонт.docx

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Цифровизация типовых управленческих процессов

Читайте нас в Яндекс.Дзен, чтобы быть в курсе последних событий
Новости Партнеров
Комментарии

Чтобы оставить комментарий войдите или зарегистрируйтесь на сайте

Чтобы оставить комментарий войдите или зарегистрируйтесь на сайте



Если вам не пришло письмо со ссылкой на активацию профиля, вы можете запросить его повторно





Новости СМИ2


Киномеханика