Как и зачем автоматизируют кадровые службы предприятий

Рисунок: Дмитрий Петров / "Солидарность"

ДЛЯ ЧЕГО ВАМ ИНСТРУМЕНТЫ

Прежде чем думать об автоматизации кадровой службы и любых других процессов, необходимо определиться с целями. Иначе может получиться, что “вкалывают роботы”, а люди разбегаются, эффективность падает. Такие примеры тоже встречаются и служат индикатором нездоровой обстановки на предприятии.

Как отмечает Александр Ивлев, генеральный директор компании ООО “Эмбер”, занимающейся разработкой программного обеспечения, “если соискатель приходит в компанию, час заполняет кучу анкет, дублирующих информацию из резюме, потом еще час ждет рекрутера - стоит задуматься, похоже ли это на работу его мечты?”.

Как и любые другие инструменты, автоматические системы будут эффективными только в умелых руках и при правильной постановке задачи. Тогда они действительно способны серьезно повысить эффективность работы с кадрами.

- HR-системы прошли эволюцию от автоматизации простых стандартизированных процессов кадрового учета до автоматизации управления организационно-штатными изменениями. Современные системы в области HR освобождают профильных специалистов от рутины, дают сконцентрироваться на работе с людьми и стратегических вопросах, а также снижают вероятность ошибок из-за человеческого фактора, - говорит руководитель отдела аналитики и информационных систем “Лаборатории Касперского” Виктория Пискарева.

ОТДАЙТЕ ИМ ТЕКУЧКУ

В первую очередь таким системам “отдают” рутинную работу по сбору и первичной обработке информации для отдела кадров.

- Сегодня практически любая компания, имеющая от 10 вакансий в единовременном поиске, использует инструменты автоматизации, помогающие рекрутерам быстрее и качественнее закрывать запросы на подбор специалистов, - говорит Александр Ивлев.

Он привел направления рутинной работы, которую чаще всего автоматизируют при подборе персонала:

- автоматическое формирование профилей вакансий, публикация на собственных и общедоступных сайтах и порталах, таких как hh.ru, Avito.ru, Zarplata.ru и другие;

- сбор откликов от кандидатов, распределение их по рекрутерам, постановка задач, назначение интервью;

- видеоинтервью без участия рекрутеров;

- согласование удобной даты и времени собеседования с кандидатами при помощи чат-ботов или виртуальных помощников;

- подключение чат-ботов для оформления сотрудников, сбора документов и любых внутренних коммуникаций;

- оформление шаблонных документов из системы;

- автоматизированное снятие вакансий с публикации после их успешного закрытия;

- формирование и рассылка дайджестов по открытым в компании позициям;

- настройка напоминания рекрутерам о продлении вакансий на сайтах поиска работы.

Илья Назаров, генеральный директор компании “Диджитал Маркетс”, специализирующейся на крупных государственных и корпоративных цифровых проектах, поясняет основные цели такой автоматизации:

- Во-первых, это обеспечивает удобную коммуникацию с кандидатами, сокращает время на подбор и формирование единой “базы знаний”. Во-вторых, все шире распространяется программное обеспечение для постановки организационных процессов кадрового учета. Такие продукты, как “1С. Кадры” российские компании используют уже много лет.

РОБОТ-ДИРЕКТОР И МОНИТОРИНГ КАРЬЕРЫ

Описанное выше - лишь первый шаг по внедрению комплексной автоматизации управления кадрами. Сейчас мощные системы на базе искусственного интеллекта отвечают за все более серьезные производственные и управленческие решения. Самый яркий и свежий пример - назначение “робота-женщины” Тан Юй на должность генерального директора компании Fujian NetDragon Websoft Co., Ltd. Причем в заявлении компании сказано, что “робот будет принимать решения по управлению рисками и заниматься кадровой политикой”.

Разумеется, в этом заявлении больше пиара и демонстрации возможностей компании, но событие знаковое. Оно показывает, в каких направлениях бизнес активнее станет “передавать права” автоматизированным системам.

- В последние годы набирают популярность сервисы, дающие возможность разноплановой оценки персонала, его мотивации, адаптации; нацеленные на формирование кросс-компетенций и распределенных команд, - рассказывает Илья Назаров.

Пример использования автоматизированной системы управления для решения важной кадровой задачи приводит председатель межрегиональной Санкт-Петербурга и Ленинградской области организации Российского профсоюза работников промышленности Алексей Вышегородцев:

- На одном из предприятий мы плотно занимались проблемой текучки кадров. Никак не обойтись было без совместной деятельности машины и человека. На первом этапе специалисты-кадровики выясняли причины увольнений в личных беседах с людьми. Полученную информацию обрабатывала автоматическая система, выдавая сразу по разным запросам топ-5 причин увольнения, временные срезы и так далее, - говорит профлидер.

По мнению экспертов, расширение аналитических возможностей систем повысит автоматизацию в управлении персоналом. Так, системы смогут прогнозировать потребности предприятий в определенных специалистах, выстраивать карьерные перспективы коллективов и отдельных работников.

- Мы уже давно говорим про “промышленную революцию 4.0”, и от нее никуда не деться, - считает Алексей Вышегородцев. - Это значит, что ряд профессий будет все менее и менее востребован, уйдет с рынка. А получать информацию, анализировать ее кадровики будут именно посредством автоматизированных систем, которые смогут собирать все больше информации. Людям, планирующим свою трудовую деятельность, надо быть к этому готовыми. Как минимум надо становиться уверенным пользователем этих технологий, уметь грамотно использовать их в своей работе.

ЭТО ПРОСТО ИНСТРУМЕНТ

Новости о “роботе-директоре” и растущем количестве данных, которые могут оказаться в распоряжении кадровых служб, рисуют кардинально новую картину мира. Но специалисты считают, что сами по себе эти перемены не несут принципиальных изменений в трудовых отношениях или в роли соискателей на рынке труда.

Технологии - это инструмент, и выбор все равно остается за людьми. Как и раньше, вопрос в том, насколько человек, принимающий решение, понимает, чего именно хочет и каких целей намерен добиться. При правильном подходе технологии, скорее, улучшают взаимоотношения в коллективе и упрощают решение многих рутинных вопросов.

- Автоматизация если и меняет трудовые отношения, то к лучшему. При условии, что строго соблюдается законодательство в области сбора, хранения и обработки персональных данных, - считает Илья Назаров и приводит пример: - Простой, казалось бы, сервис рассылки расчетных листков, использующийся сейчас практически всеми российскими предприятиями, снимает у работников множество вопросов, с которыми они ранее должны были идти в бухгалтерию.

Что касается правоприменения, то основные опасения у работников и работодателей вызывает соблюдение требований закона № 152-ФЗ “О персональных данных”. Но, как замечает Александр Ивлев, “эта задача также может решаться автоматизированным путем. Анкеты кандидатов, не подтвердивших свое согласие на взаимодействие, автоматически могут удаляться из системы”.

ПОИСК РАБОТЫ В МИРЕ РОБОТОВ

На данный момент растущая автоматизация ничего особенно не меняет для соискателей на рынке труда, но учитывать ее фактор стоит. В этой связи дадим несколько рекомендаций:

- составляя резюме, следите за правилами его оформления в соответствии со стандартами, принятыми на сайте, где вы его собираетесь размещать. На всех крупных сайтах поиска работы есть материалы с советами по оформлению резюме. Изучите их - это повысит шансы резюме быть отобранным;

- поддерживайте актуальность резюме. Обновляйте, указывайте любые новые навыки, подтверждающие сертификаты и другую информацию, которую может проанализировать система отбора кадров;

- внимательно изучайте требования, указанные в вакансиях, на которые вы собираетесь откликнуться. Проанализируйте резюме, откорректируйте, чтобы оно точно прошло “отборочный фильтр”.

Но “технические” советы не сработают без главного - желания двигаться вперед, постоянной готовности развиваться и обучаться актуальным навыкам. Если такие качества есть, то автоматизация кадровой сферы может действительно помочь в карьере - чем больше в системе положительно характеризующих вас факторов, тем выше ваш условный “рейтинг профессионализма”.

На это обращает внимание и Алексей Вышегородцев:

- Безусловно, трансформация продолжится, и нам надо быть готовыми к ней, защищать интересы человека труда и отстаивать нормы трудового законодательства в условиях изменившихся трудовых отношений. Это и удаленная работа, и специфика IT-профессий… Здесь надо реагировать, идти в ногу со временем, учиться. И профсоюзу, конечно, тоже придется не отставать.

Трансформация, о которой говорит Вышегородцев, идет непрерывно. Автоматизация управления кадрами используется во все более масштабных проектах. Например, на форуме “Сильные идеи для нового времени”, который проводят Агентство стратегических инициатив и фонд “Росконгресс”, активно обсуждался проект комплексной программы релокации на базе автоматизированных систем одной из российских хайтек-компаний. Суть проекта - централизация данных о высвобождающихся трудовых ресурсах и трудоустройство в масштабах страны.

Другой проект, привлекший внимание специалистов, предполагает определение когнитивных талантов и модели поведения человека, а также диагностику сотрудников и команд с помощью нейроплатформы (программного комплекса с использованием нейросети).

Кстати, в отечественном HR искусственный интеллект уже применяется. Так, весной этого года кандидатуры на должность главного врача центральной районной больницы Вологды подбирали с помощью отечественной разработки Sever.ai.

Автоматизированное будущее уже наступило. Просто, как сказал известный фантаст Уильям Гибсон, оно еще неравномерно распределено.

“А”-СПРАВКА

ТОП-3 навыков специалиста по кадрам 2022 года

По результатам опроса, проведенного компанией SuperJob.ru среди 500 специалистов по кадрам, наиболее востребованные навыки в области HR распределилась так:

- умение использовать новые нестандартные методы рекрутинга;

- навыки работы с кадровым программным обеспечением;

- знание кадрового электронного документооборота и систем подачи электронной отчетности.